How to handle Sugar: Mit Filtern und Listenansichten schneller ans Ziel
Wenn Sie täglich mit einem CRM arbeiten, kennen Sie das: Eigentlich sind alle Informationen vorhanden. Trotzdem verbringen Sie Zeit damit, genau die Datensätze zu suchen, die Sie gerade brauchen: Welche Opportunities stehen kurz vor dem Abschluss? Welche Ihrer Kontakte wurden längere Zeit nicht bearbeitet? Welche Aufgaben sind noch offen? Und welche Datensätze sind überhaupt relevant?
In Sugar helfen Listenansichten und Filter dabei, aus einer großen Menge an CRM-Daten genau die Informationen herauszuholen, die für die aktuelle Aufgabe benötigt werden. Richtig eingesetzt, können sie im Arbeitsalltag einige Klicks und wiederkehrende Suchen ersparen.
Listenansichten: Nicht alles anzeigen, sondern das Richtige
Die Listenansicht begegnet Ihnen als Sugar-Anwender in praktisch allen wichtigen Modulen – beispielsweise bei Accounts, Kontakten, Leads, Opportunities oder Aufgaben. Dabei muss nicht jeder Anwender mit derselben Ansicht arbeiten. Die angezeigten Spalten können innerhalb der verfügbaren Felder an den eigenen Informationsbedarf angepasst werden.
Für einen Vertriebsmitarbeiter könnten bei Opportunities beispielsweise der Kundenname, die Verkaufsphase, der erwartete Abschluss und der Opportunity-Wert besonders wichtig sein. Bei Kontakten stehen dagegen möglicherweise Unternehmen, Funktion, E-Mail-Adresse oder der zuständige Mitarbeiter im Vordergrund.
Welche Felder zur Auswahl stehen, hängt auch von der Konfiguration Ihres Sugar-Systems ab. Administratoren können über Sugar Studio festlegen, welche Felder Ihnen für die Listenansicht zur Verfügung stehen.
Die Listenansicht anpassen
Die Auswahl der angezeigten Spalten erfolgt direkt in der Listenansicht. Über das Menü am rechten Rand der Spaltenüberschriften können Sie verfügbare Felder ein- oder ausblenden. Auch die Sortierung lässt sich für entsprechend unterstützte Spalten über den jeweiligen Spaltenkopf ändern.
Das klingt zunächst nach einer Kleinigkeit. Bei täglich genutzten Modulen macht es jedoch einen deutlichen Unterschied, ob Sie auf den ersten Blick die Informationen sehen, die Sie für ihre Arbeit tatsächlich benötigen.
Mit Filtern gezielt Datensätze finden
Noch interessanter werden Listenansichten in Verbindung mit Filtern. Sugar stellt dafür bereits vordefinierte Filter zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie über „Build Filter“ eigene Filterkriterien zusammenstellen. Die angezeigte Liste wird entsprechend der gewählten Bedingungen eingeschränkt.
Statt beispielsweise immer wieder durch die gesamte Opportunity-Liste zu navigieren, kann ein Vertriebsmitarbeiter gezielt nach den Datensätzen suchen, die für die aktuelle Arbeit relevant sind. Denkbar sind beispielsweise Filter für:
- eigene offene Opportunities,
- Opportunities mit erwartetem Abschluss innerhalb eines bestimmten Zeitraums,
- Leads mit einem bestimmten Status,
- offene Aufgaben,
- Kontakte oder Accounts mit bestimmten Eigenschaften.
Welche Kriterien Ihnen konkret zur Verfügung stehen, hängt vom jeweiligen Modul, den vorhandenen Feldern und der individuellen Konfiguration des CRM-Systems ab.
Wiederkehrende Suchen als eigenen Filter speichern
Besonders praktisch wird die Filterfunktion bei Abfragen, die Sie regelmäßig benötigen. Ein individuell zusammengestellter Filter kann in Sugar unter einem eigenen Namen gespeichert und später erneut ausgewählt werden. Aus einer immer wieder neu zusammengestellten Suche wird damit eine persönliche Arbeitsansicht.
Als Vertriebsmitarbeiter könnten Sie sich beispielsweise einen Filter „Meine Abschlüsse der nächsten 30 Tage“ anlegen. Oder Sie benötigen vielleicht regelmäßig alle offenen Aufgaben oder eine bestimmte Gruppe von Kunden.
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht die technische Funktion selbst. Es geht darum, Sugar an die eigene Arbeitsweise anzupassen, statt bei jeder Aufgabe wieder bei der Gesamtheit aller vorhandenen Daten zu beginnen.
Ein Filter ist nur so gut wie die Daten dahinter
Filter können allerdings nur mit den Informationen arbeiten, die im CRM vorhanden und gepflegt sind. Soll beispielsweise nach Opportunities mit einem bestimmten Abschlussdatum gefiltert werden, müssen diese Daten zuverlässig gepflegt sein. Gleiches gilt für Statusinformationen, Zuständigkeiten oder andere Kriterien.
Damit werden Filter auch zu einem guten Indikator für die Datenqualität: Liefert Ihnen eine eigentlich sinnvolle Abfrage regelmäßig unplausible Ergebnisse, lohnt sich häufig ein Blick darauf, wie konsequent die zugrunde liegenden Felder gepflegt werden.
Nicht möglichst viele Filter bauen
Auch bei Filtern gilt: Mehr ist nicht automatisch besser. Wenn sich im Laufe der Zeit zahlreiche ähnlich benannte persönliche Filter ansammeln, geht der ursprüngliche Vorteil schnell verloren. Sinnvoller sind einige wenige Arbeitsansichten, die Ihnen vkonkrete wiederkehrende Fragen beantworten. Zum Beispiel:
- Was muss ich heute bearbeiten?
- Welche Verkaufschancen benötigen meine Aufmerksamkeit?
- Welche Abschlüsse stehen in nächster Zeit an?
- Welche Datensätze möchte ich in einem bestimmten Prozess weiterbearbeiten?
So wird aus der Filterfunktion ein kleines Werkzeug zur Organisation des eigenen CRM-Alltags.
Fazit: Kleine Funktion, große Wirkung im Alltag
Listen-Ansichten und Filter gehören sicherlich nicht zu den spektakulärsten Funktionen eines CRM-Systems. Dafür gehören sie zu denen, mit denen Sie besonders häufig arbeiten. Fest steht: Wer seine Ansichten sinnvoll konfiguriert und wiederkehrende Abfragen als Filter speichert, findet relevante Informationen schneller und reduziert unnötige Sucharbeit.
Und genau darin liegt häufig der Unterschied zwischen einem CRM, in dem Daten lediglich gespeichert werden, und einem CRM, das Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit tatsächlich hilft.
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Ihr Frank Tjaben
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