ERP Auswahl: 10 Schnellanleitung-Tipps für das optimale System

ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) ermöglichen die effektive Steuerung von Geschäftsprozessen, einschließlich Personalwesen, Lieferketten, Fertigung, Beschaffung und Fakturierung sowie strukturiertes Datenmanagement. Damit sind auch die perfekte Basis für jedes erfolgreiche Customer Relationship Management …

Enhanced Resource Planning

Die ERP Auswahl fällt heutzutage nicht leicht. Wie in anderen Software-Bereichen auch, tummeln sich unzählige Enhanced Ressource Planning-Anbieter am Markt. Mit diesen 10 Tipps treffen Sie die richtige Entscheidung für das ERP-System, das zu Ihnen passt und Ihr Unternehmen in allen administrativen Belangen bestens unterstützt!

Kunden gewinnen ist nur ein Teil von gesundem Unternehmenswachstum. Der zweite Teil besteht darin, mit ihnen im Dialog zu bleiben. Dafür braucht es laufende Optimierung, Rationalisierung sowie oft auch ein sinnvolles Zentralisieren der Kerngeschäftsprozesse. Das Zusammenspiel dieser beiden Teile ermöglicht Ihnen den vollständigen Überblick über die Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens zu bekommen und bewahren. Und der bietet wiederum die Basis für nachhaltig erfolgreiches Wachstum.

Möglicherweise müssen Sie nicht nur in eine CRM-Lösung (Customer Relationship Management) investieren, damit Ihre Vertriebs- und Kundendienstmitarbeiter die erforderlichen Informationen erhalten und Erkenntnisse ziehen können. Denn es stellt sich die Frage: Was ist mit all Ihren anderen Prozessen, die sich nicht auf Ihr Pipeline Management, Ihre Marketing Automation oder Ihren Customer Support konzentrieren? Hier kommt die ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) ins Spiel.

 

ERP-Systeme …

  • dienen zur Erfassung von Daten aus einer Vielzahl von Geschäftsprozessen, einschließlich Personalwesen, Lieferketten, Fertigung, Beschaffung und Fakturierung.
  • Des weiteren bieten sie strukturiertes Datenmanagement sowie Workflow-Optimierungen für die Prozesse im Daily Business.
  • … machen Daten zugänglicher und nutzbar.

In der Tat kann ein gut implementiertes ERP seine Benutzer in die Lage versetzen, Abläufe optimal zu organisieren und Informationssilos zu beseitigen. Es schafft umfassende Einblicke, liefert Analysen und Berichte auf Knopfdruck. Damit ergänzt es die Sales-and-Service-Ausrichtung von CRM perfekt.

Heute bieten moderne CRM-Systeme oft auch ERP-Komponenten wie Zeiterfassung, Projektmanagement, Warenwirtschaft, Personalverrechnung oder einfache Buchhaltungsfunktionen. Wenn Sie überlegen, eine CRM-Lösung zu implementieren, bekommen Sie bestenfalls sehr passende ERP-Funktionen mit ins Haus geliefert. Werfen Sie also einen kritischen Blick darauf, welche ERP-Funktionen angeboten werden. Bevor Sie sich für ein System entscheiden, ist es wichtig

      1. zu verstehen, welche Prozesse exakt in Ihrem Unternehmen vorgehen.
      2. bewusst zu wählen, für welche davon Sie automatisierte Unterstützung haben möchten.

Mit diesen beiden Schritten sind Sie schon mal auf dem richtigen Pfad. Damit Ihnen die endgültige Wahl für ein System leichter fällt, haben wir für Sie 10 Tipps für ERP Implementierung (die Basis für ein späteres CRM) übersichtlich zusammengefasst:

 

Tipp 1: Treffen Sie Ihre ERP Auswahl so, dass die Lösung die Automatisierung Ihrer individuellen Prozesse bestens unterstützt! 

Dank einer gut konzipierten ERP-Plattform können viele der täglichen mühsamsten und zeitaufwändigsten Unternehmensaktivitäten (wie das Versenden von E-Mail-Updates, Informationsaustausch, abteilungsübergreifende Abstimmungen, Generieren von Berichten und Erkennen von Verzögerungen) automatisiert werden. Dieser Vorteil bietet nicht nur die Möglichkeit, Kunden schnell zu informieren, sondern auch eventuelles Rätselraten oder Unsicherheiten bei Geschäftsvorgängen zu verringern. Das wiederum reduziert die Auswirkungen menschlicher Fehler. Die für Sie perfekt passende Automatisierungsfunktion erhöht in kürzester Zeit die Produktivität Ihres Unternehmens und reduziert Risiken!

 

Tipp 2: Ihre oberste Priorität sollte darin bestehen, eine ERP-Lösung zu nehmen, die Ihre Erkenntnisse und Berichte spürbar verbessert.

Da ERP-Lösungen eine Fülle wichtiger Informationen zur Verfügung stellen, erleichtern sie jedem, der sie verwendet, das Leben. Um jedoch wirklich effektiv zu sein, sollten Sie …

  • ein paar aussagekräftige Informationen herauspicken, die Ergebnisse aufbereiten 
  • fix Zeit für die Analyse dieser Erkenntnisse einplanen
  • Erkenntnisse teilen: Mitarbeiter und Entscheidungsträger Ihres Unternehmens sind nur so gut, wie sie auch informiert sind. Tragen sie die Resultate in Produkt- & Service-Abteilungen weiter
  • in die Entwicklung nützlicher Dashboards, Standardberichte und detaillierter Analysetools investieren

 

Tipp 3: Konzentrieren Sie sich bei der ERP Auswahl auf die Verfügbarkeit und Nutzerfreundlichkeit jener ERP-Funktionen, die Sie tatsächlich benötigen.

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für die ERP-Implementierung. Da die meisten ERP-Programme modular aufgebaut sind, sind Tausende von Konfigurationen möglich – direkt ab Werk. Denken Sie immer daran, dass Ihre ERP-Lösung auf die spezifischen Anwendungsfälle Ihres Unternehmens abgestimmt sein soll. Lassen Sie sich in einer ausführlichen Demo 2-3 konkrete Funktionen für Abläufe zeigen, die in Ihrem Unternehmen täglich anfallen.

Achtung: Nicht zu sehr von visualisiertem Schnickschnack ablenken lassen. Später kommt man oft darauf, dass man gerade den gar nicht nutzt. Lieber ein Blick hinter die Kulissen – ob die Basis-Funktionen, die jede Abteilung braucht, auch vorhanden und nutzerfreundlich sind. Und auch, ob das System gegebenenfalls mitwachsen bzw. kostenschonend angepasst werden kann.

Um ein optimiertes ERP-Erlebnis zu erzielen, schauen Sie, dass Sie möglicherweise nicht verwendete Funktionen bzw. Module entfernen können. Damit fokussieren Sie jetzt und auch in Zukunft umso besser auf das Wesentliche. 

 

Tipp 4: Verstehen Sie die Installations-Arten von ERP sowie deren Vor- und Nachteile pro Anwendungsfall

On-Premise oder Cloud?
Heutzutage ist es nicht mehr unbedingt nötig, jede Software-Lösung oder -Programm auf seinen eigenen Servern, PCs oder Laptops (on-premise) zu installieren. Viele Anwendungen sind auch oder „bloß“ online verfügbar – über die Cloud. Und das hat einen Vorteil: Es entlastet Ihre Investitions-Ressourcen ideal! Sie müssen vor Ort wesentlich weniger in die Hardware IT-Landschaft Ihres Unternehmens investieren. Die Beantwortung der folgenden Fragen unterstützt Sie dabei, die für Sie richtige Investitionsentscheidung zu treffen:

  • In- oder Outsourcing? Ist es in Ihrem Unternehmen üblich, Prozesse & Software selbst zu installieren und zu warten? Oder möchten Sie das lieber per verlässlichem (natürlich zu prüfen!) externem Anbieter handhaben lassen?
  • Benötigt Ihr ERP die vollständige Kontrolle über einen dedizierten Server vor Ort?
  • Haben Sie die Ressourcen und das Wissen, die Server und Programme zu warten?
  • Wieviel Budget möchten Sie für Serverkosten bzw. -Investitionen veranschlagen?
  • Haben Sie ein geografisch verteiltes Team?
  • Wie heikel sind Ihre Geschäftsprozesse bzw. Kundenanliegen?
  • Wie schnell benötigen Sie Support, falls mal eine Funktion/ein Server ausfallen sollte?

 

Tipp 5: Identifizieren Sie die richtige ERP-Größe für Ihr Unternehmen.

Nehmen Sie sich die Zeit und analysieren Sie, welche Funktionalitäten Ihre Mitarbeiter brauchen. Welche sind Grundvoraussetzungen? Was brauchen Sie unbedingt? Und welche davon sind nicht zwingend, aber wünschenswert – sozusagen „nice to have“? Die Beantwortung dieser Fragen vorab, hilft Ihnen doppelt:

  1. Sie verstehen von Beginn an, welche Anforderungen Sie haben (Input für Ihr Lastenheft bzw. Use Cases) und
  2. die Mitarbeiter, die später Nutzer des Systems sind, können von Beginn an mitgestalten. Das reduziert die Gefahr, Funktionen zu vergessen und erhöht die Akzeptanz!

Nochmal zu Tipp 3: Lassen Sie sich nicht nur von animierten, bunten Visual-Effekten blenden ;). Wir wissen, es ist verführerisch, alles in bunten Bildern und in einer schönen Grafik zu sehen. Softwarelösungen bieten heute wirklich geniale Funktionen. Aber Hinterfragen Sie: Kann das System das wirklich später alles selbst, oder ist das Präsentierte vielleicht eine eigens für den Verkauf designte Demo? Und diese Funktionen müssten dann später umständlich dazu programmiert werden?

Alles schon vorgekommen. Seien Sie also vertrauensvoll und gleichzeitig neugierig. Hinterfragen Sie direkt beim Anbieter. In dieser Phase hilft es, sich das Daily Business vorzustellen. Welche Funktion bringt Ihren Teams tatsächlich Erleichterung? Was ist eher in die Kategorie „Schön, aber eher Spielerei“ einzuordnen, weil später nie wirklich genutzt. Holen Sie sich vor allem jene spezialisierten Mitarbeiter zum Auswahlprozess dazu, die besonderes Detail-Wissen über das Tagesgeschäft verfügen. Und auch jene, die besonders kritisch sind. Mit ihren Inputs fällt die Priorisierung leichter. Der nächste der 10 Tipps für ERP widmet sich der Strategie:

 

Tipp 6: Planung und Vorbereitung der ERP Wahl.

Leider wahr: Erhebungen zufolge schlagen 50% der neuen ERP-Implementierungen fehl. Und in fast allen Fällen ist die Ursache ein schlecht geplanter, überstürzter Roll-out-Prozess.

Unser Tipp: Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie es richtig. Kneten Sie mit den betroffenen Abteilungen die Themen durch. Lassen Sie auch Emotionen zu. Diese „Abhol-Phase“ ist enorm wichtig für die spätere Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern! Spielen Sie wichtige geschäftliche Szenarien einzeln durch. Prüfen Sie potentielle Anbieter auf Herz- und Nieren: wollen sie schnell verkaufen oder sind sie mit dem Herz dabei und bieten auch für später verlässlichen Service? Auch wenn die „trockene“ Planungsphase dadurch länger in Anspruch nimmt. Sie ist Erfolgsgarant!

 

Tipp 7: Erstellen Sie eine realistische Zeitleiste.

Erwartungshaltungen managen gehört wahrscheinlich zu einer der wichtigsten Projektmanagement-Aufgaben. Das gilt natürlich auch für die ERP Auswahl. Primäre Entscheidungstreiber sind hier Budget und Zeit. Besonders bei Timelines ist es inzwischen in der Branche oft üblich geworden, Kunden nach dem Mund zu reden, nur damit man den Auftrag bekommt. Und später wird dann “geflickt”. Das kann nicht nur nervenaufreibend, sondern auch teuer werden. Geben Sie also besonders Acht bei der Sichtung von potentiellen ERP-Partnern hinsichtlich des Projektumfangs und der Zeitverläufe, die sie bieten. Hinterfragen Sie, was Sie für welches Geld in welchem Zeitraum wirklich bekommen. Fragen Sie auch, womit Sie in Folgephasen rechnen müssen.

Planung ist Planung. Und Realität ist Realität. Oft kommen – gerade bei langfristigen Projekten wir ERP-Implementierungen – unvorhergesehene unternehmerische Ereignisse dazwischen: Führende Mitarbeiter verlassen die Firma, eine Investition muss getätigt werden, die humanen Ressourcen, die im ERP-Projekt gebraucht werden, werden auch wo anders benötigt, etc.

Aber auch vorhersehbare Ereignisse wie zum Beispiel

  • Urlaubsmonate oder
  • Dauer der im Unternehmen üblichen Entscheidungswege
  • Jahresabschlüsse, die die volle Aufmerksamkeit des Unternehmens brauchen
  • etc.

fehlen oftmals in den Zeitplänen. Infolgedessen dauern die meisten ERP-Initiativen 30% länger als ihre ursprünglichen Schätzungen. Insgesamt ist ein guter ERP-Implementierungspartner völlig transparent über die potenziellen Verzögerungen, denen Sie auf dem Weg begegnen können.

 

Tipp 8: Drehen Sie eine Extra-Runde beim Budget und kalkulieren Sie einen Puffer für unabsehbare Eventualitäten ein.

Neue ERP-Implementierungen überschreiten erwiesenermaßen sehr häufig die ursprünglich geplanten Budgets. Das liegt einerseits den denen im Tipp 7 erwähnten eintreffenden Ereignisse oder ist oftmals auch ein Ergebnis des Versuchs, manche Schritte wegzulassen (typisches Beispiel: Benutzertests verkürzen oder entfallen lassen), um erst spät (auch nach dem Start) zu erkennen, dass ein wesentliches Merkmal fehlt. Ein großartiger ERP-Implementierungspartner ist Ihnen gegenüber jederzeit offen bezüglich der Kosten, die mit der Erreichung der Unternehmensziele verbunden sind. Diese Transparenz ermöglicht es Ihnen, von Anfang an ein realistisches Budget zu erstellen.

 

Tipp 9: Wählen Sie den ansprechendsten Implementierungspartner. Bauchgefühl ist dabei KEIN Fehler!

Bei der ERP Auswahl ist die Wahl des Integrationspartners ganz entscheidend:

Es ist am Markt immer wieder zu beobachten, dass sich Unternehmen bei der Entscheidung für eine ERP-Lösung oft auf die falschen Dinge konzentrieren, wie zum Beispiel:

  • Die Marke einer Software! Achtung: Eine starke bzw. altbekannte Marke kann, muss aber nicht die richtige Lösung für Ihr Unternehmen sein
  • Emotionalität. Aussagen wie „ich weiß von früher“, „mein Peer hat mir erzählt“, etc. sollten sie jedenfalls hinterfragen. Natürlich beinhalten Referenzen und Empfehlungen immer tolle Tipps. Aber seien Sie kritisch und schauen Sie, ob diese Aussagen für Ihre spezifische Unternehmenssituation auch zutreffen!
  • Der Wunsch einer Abteilung dominiert. Falls das auch in Ihrem Unternehmen zutreffen sollte: Schauen Sie, ob diese Abteilung der Hauptnutzer ist. Falls nicht, hinterfragen Sie!
  • Besonderheiten von ERP-Softwarepaketen. Wie oben in Tipp 5 erwähnt, lässt man sich manchmal von Funktionen ablenken, die im Daily Business eine untergeordnete Rolle spielen. Prüfen Sie in diesem Fall, ob die Besonderheit ein „must have“ oder ein „nice to have“ ist.
  • Wie lange dauert die Implementierung? Ein Zeitplan ist äußerst wichtig. Aber nicht alles. Wenn Sie zwar planmäßig fertig werden, aber Grundfunktionen fehlen, dann ist das eine Themenverfehlung, die sich teuer rächen kann. Wie oft wurden Projekte schon in Beta-Tester-Phasen (oder früher!) gelaunched. Denken Sei dran: das tut dem Unternehmen auf Jahre weh! Lieber also die „Krot“ schlucken und vielleicht auf einen Bonus verzichten und dafür eine Lösung haben, die sämtliche ausgewählten „Stückerl spielt“.
  • Den Geldbetrag können sie sich vom endgültigen Budget sparen.

Um Ihr Projekt am Laufen zu halten und es zu einem für Sie perfekt passenden Ende zu bringen, benötigen Sie einen Implementierungspartner, der sich die Zeit nimmt, die besonderen Anforderungen, Herausforderungen und Anwendungsfälle Ihres Unternehmens zu verstehen. Und das nicht nur zu Projektbeginn. Sondern im Verlauf der gesamten Umsetzung! 

 

Tipp 10: Planen Sie Revisionen nach der Implementierung.

Erst mit diesem Punkt wird Ihre ERP Auswahl “rund”: Nach dem Launch ist ein Unternehmen natürlich einmal geschafft von den Strapazen der Implementierung. Man hat viel Zeit investiert und möchte es gut sein lassen.
Unser Tipp: Es lohnt sich, gleich bei der Planung eine „Nachbetreuungsphase“ mit einzuplanen. Damit ist für alle Beteiligten klar, dass es nach dem großen Tage X noch weitergeht. Die Aufmerksamkeit bleibt damit dabei. Denn erfahrungsgemäß erfordern die meisten neuen ERP-Systeme gleich nach dem Launch ein paar Adaptionen oder auch Upgrades und Verbesserungen – beispielsweise in der Benutzerfreundlichkeit. Diese Upgrades nach der Implementierung sollten ein wesentlicher Bestandteil Ihrer ERP-Strategie sein. Und Ihr Implementierungspartner sollte dafür – bereits vorab – einen kostengünstigen Plan vorgelegt haben. Fragen Sie danach! 

 

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