5 Kennzahlen für den Vertrieb, die Einblick in die Leistung und Motivation Ihres Sales Teams geben

Jenseits der klassischen Vertriebskennzahlen wie Lead Anzahl, Umsatzpotentiale und daraus mögliche resultierende Verträge gibt es weitere KPIs, deren Auswertung sich lohnt. Sie zeigen an, wie gut Ihre Reaktionszeiten sind, Ihre Prozesse laufen, und vieles mehr. Es lohnt sich, hinzuschauen! …

Sales KPIs I Kennzahlen für den Vertrieb

Erfolgreiche Sales KPI Messung startet bei Motivation und Leistung Ihres Vertriebsteams. Mit diesen 5 Kennzahlen für den Vertrieb haben Sie die Nase vorne:
Eine Auflistung sämtlicher wesentlicher CRM Key Performance Indikatoren haben wir hier für Sie zusammengefasst: CRM KPIs. Weitere KPI-Tipps, wie man Kundenbindung erfolgreich misst, gibt’s hier: Kundenbindung KPIs. Und damit nicht genug! Zusätzlich sollten Sie noch ein Auge auf die folgenden fünf Kennzahlen haben. Es lohnt sich, sie regelmäßig auszuwerten:

 

Sales KPI 1: Wann hat der letzte Kundenkontakt stattgefunden?

Damit Ihr CRM nicht zum oft zitierten Datenfriedhof mutiert und das Vertriebsteam über zu wenige Kontakte klagt, die man ansprechen könnte, ist diese eine lohnbringende Alternative: Statt immer nur den Fokus auf die Gewinnung neuer Kontakte zu legen, fragen Sie sich: Welche Kunden haben schon länger nichts mehr von Ihnen gehört? Die letzten sechs bis neun Monate? Bei wem haben Sie sich in den letzten Quartal (oder welcher Zeitraum für Ihre Branche angemessen ist), nicht persönlich gemeldet? Wichtig dabei ist zu definieren:

  • Was zählt als Kontaktaufnahme? Sind es E-Mails, Anrufe und/oder physische Meetings oder Events vor Ort?
  • Wann wird der Kontakt als Erfolg eingestuft? Wenn der Kunde zu einem Gespräch bereit ist, an einem Webinar teilnimmt, auf eine Kampagne reagiert, einer Einladung zu einer Veranstaltung folgt oder erst, wenn tatsächlich ein Auftrag eingeht?

Sales KPI 2: Wie viele Tage ist ein Angebot bereits in Bearbeitung?

Eine weitere wichtige Kennzahl der 5 CRM Vertriebskennzahlen ist die Dauer der Bearbeitungszeit. Vertriebs-, Marketing- und Support-Mitarbeitern hilft es enorm zu sehen, wie lange eine Anfrage (Verkaufschance) bereits offen ist. Sind es 5, 10 oder 15 Tage oder noch länger? Und welche Aktivitäten wurden bereits gesetzt, um in Kontakt zu bleiben bzw. wieder zu kommen?

Diese Kennzahl zeigt uns, ob daran aktiv gearbeitet wird. Wenn nicht, dann die betroffenen Abteilungen bzw. KollegInnen besser ansprechen! Es kann ja profunde Gründe geben, warum sich beim Kunden (oder auch in ihrem Unternehmen) Entscheidungsprozesse hinziehen. Nur, wenn man die Zahlen nicht kennt, stochert man im Nebel oder verliert die Anfrage im schlimmsten Fall sogar aus dem Blick.

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Sales KPI 3: Wie lange dauert es, vom Erstkontakt bis zum Abschluss?

  • von Anfrage bis zur Antwort dauert es ca. 48 Stunden (siehe dazu auch den folgenden Punkt 4)
  • bei echtem Kundeninteresse vergehen von der Antwort bis zum Demo-Termin durchschnittlich 10 Tage
  • rund 5 Werktage bis ein Angebot erstellt wird,
  • im Schnitt 15 Tage bis die Preisverhandlungen abgeschlossen sind …

Legen Sie für Ihre Branche passende Referenz-Zeitspannen fest, wie lange welcher Prozess dauern kann. Dabei hilft Ihnen die in Punkt 2 beschriebene Vorgehensweise. Die Aushebung der genauen Fakten zeigt exakt die möglichen Optimierungspunkte: Wo kann man ansetzen, um Prozesse anzupassen und damit die Zeit zu verkürzen?

Unser Tipp: Analysieren Sie nicht nur die Anzahl der Telefonate, E-Mails, Rückmeldungen an Kunden, etc., sondern auch die Qualität der Inhalte. 

Dabei hilft es, Angebotsprozesse zu visualisieren. Stellen Sie sich zum Beispiel die Frage: „Haben alle (Kolleg*innen, Abteilungen, etc.) das gleiche Ablauf-Verständnis?“ Setzt man sich einmal in einer Gruppe von Betroffenen zusammen und zeichnet die Abläufe auf, identifiziert man schnell einige Punkte, effizienter vorzugehen. Fragen wie:
  • Wer hakt wann nach?
  • Welche Vorlagen werden wann verwendet?
  • Wer ruft bei Nachfragen wen in welchen Belangen an?
  • Wie sieht da jeweils der genaue Ablauf aus?

Sie werden sehen: diese investierte Zeit lohnt sich. Es bringt Klarheit und Transparenz. Und vielleicht hilft allein diese Maßnahme, die Zeitspannen zu reduzieren.

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Sales KPI 4: Die Reaktionszeit -> Lead Response Time

Dieser KPI der 5 CRM Vertriebskennzahlen ist wahrscheinlich jener, den Kunden im Erstkontakt höchst kritisch wahrnehmen: Die Dauer der Antwort.

Studien zeigen: Reaktionszeit ist der Schlüssel zum Erfolg! Reaktions-Unterschiede zwischen 5 Minuten und einer halben Stunde sind signifikant! Die Erfolgschancen, einen über die Webseite gewonnenen Interessenten telefonisch zu qualifizieren, erhöhen sich um das 21-fache. Allein in diesen 25 Minuten. Das SugarCRM Dashlet erlaubt das schnelle regelmäßige Abrufen der durchschnittliche Reaktionszeit (siehe Bild).

Es bleibt die Frage: Wie viel Zeit vergeht bei Ihnen?

 

Sales KPI 5: Anzahl Anfragen pro Mitarbeiter

Sinnvoll ist natürlich auch zu wissen, wie viele Angebot ein Mitarbeiter betreut.

  • Zum einen, um schnellere Reaktionszeiten sicherzustellen
  • zum anderen hilft es, Überlastungen vorzubeugen.

Achten Sie bei der Auswertung unbedingt auf die Komplexität und den Umfang des jeweiligen Angebots. Mehr bedeutet nicht in jedem Fall besser!

Tipp: Die berühmte 80-20-Regel
  • Automatisieren Sie Auswertungen
  • Tipp für SugarCRM Enterprise oder Ultimate Nutzer: Lassen Sie sich Workflows erstellen

Das heißt also, Sie können die Regeln für solche „Alert“-Nachrichten individuell festlegen. Das fokussiert Ihre Ressource auf das Wesentliche und erhöht nochmals die Effektivität.

 

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