CRM-Wechsel professionell betreut

So funktioniert der CRM-Wechsel reibungslos: Mit effektiver Projektmanagement-Begleitung!
Beim Wechsel bzw. der Einführung oder Umstellung einer CRM Lösung ist die durchgängig verlässliche Begleitung ist eine der wichtigsten Säulen. Eine professionell gestaltete Begleitung ist auch das Argument, das wichtig ist für das finale GO Ihres CTO. Denn die Erfahrung in IT, Vertrieb, Service und Marketing lehrt: Effektives Projektmanagement bei CRM-Umstellungen spielt eine Schlüsselrolle. Es entscheidet über die zielsichere CRM Installation und über den Erfolg im späteren  Live-Betrieb. Damit das auch bei Ihnen reibungslos gelingt, begleiten wir Sie gerne bei Ihrer Systemeinführung oder Ihrem Systemwechsel. Unabhängig davon, ob Sie …

  • die Gesamteinführung eines neuen CRM Systems beabsichtigen,
  • einen System-Wechsel oder
  • die Einführung von Standard-CRM-Modulen wie SugarSELLSugarMARKET und SugarSERVE planen oder
  • einen Upgrade oder Versionswechsel.

Wir unterstützen Sie vollumfänglich, damit Ihr CRM-Wechsel leicht durch effektives Projektmanagement erfolgen kann. Mehr über die Top 3 Argumente, die Ihren CTO überzeugen, lesen Sie weiter unten.

Langjährige Projektmanagement Erfahrung

Planung, Umsetzung & Steuerung

Bei professionellen CRM-Umstellungen und Installationen ist ein stringentes Projekt­management das Zünglein an der Waage für eine erfolgreiche Implementierung. Dabei setzen wir auf agile Arbeitsweisen. Im Rahmen einer Systemeinführung oder Umstellung Daher bieten wir auf Basis unserer 25-jährigen Software Projektmanagementexpertise – je nach Situation und Wunsch –

  • agile Arbeitsweisen (SCRUM & KanBan) genauso wie
  • klassische Wasserfall-Abläufe.

Dabei begleitet und stets der Leitsatz der NASA „Failure is not an option“.

In der Realisierungsphase gestalten wir mit Ihnen gemeinsam das Projektvorgehen. Gut durchdacht und nach Ihren Bedürfnissen. Aus der Praxis wissen wir: Vogelperspektive und Flexibilität sind elementare Bausteine bei der Projektdurchführung.

Gemeinsam wählen wir den für Sie besten Ansatz pro Projektphase. Damit bringen wir die Umsetzung der individuellen Anforderungen rasch und sicher auf den Boden. Damit Sie sich voll auf Ihr Business und die Betreuung Ihrer Kunden konzentrieren können.

Agiles Projekt Management mit LOGIN Software

7 Tipps für einen sorgenfreien CRM System Wechsel

Sorgenfreier CRM Wechsel

Sorgenfreier CRM Wechsel? Das wünscht sich jedes Unternehmen und jeder Nutzer!
Der System-Switch von einem CRM zu einem anderen sollte kein eiliger, sondern ein gut durchdachter Prozess sein. Eine solche Systemumstellung
erfordert Geduld und Planung. Wichtig ist, mit allen Stakeholdern in Kontakt zu treten und herauszufinden, was die neue Lösung leisten soll. Erwartungshaltungen werden abgesteckt und Umsetzungs-Zeitpläne und Budgets fixiert. Wir haben bereits einige Unternehmen beim Transformationsprozess begleiten dürfen. Hier unsere Tipps, wie Sie sich sich am besten auf einen CRM Wechsel vorbereiten:

1. Verstehen, warum Sie umziehen

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, werfen Sie einen Blick von außen nach innen. Warum zieht Ihr Unternehmen diesen Schritt in Betracht? Wobei soll der Wechsel helfen? Was soll er lösen? Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem CRM-Servicepartner.

 

2. Fragen Sie die Nutzer nach Ihren Inputs

Erstellen Sie eine durchdachte Liste mit Feedback von verschiedenen Benutzergruppen. Was hassen sie am aktuellen System? Was mögen sie? Was wissen sie von anderen Systemen? Diese Liste kann als Beginn Ihres Anforderungsdokuments für Ihr neues System dienen.

Welche Tools wären aus Nutzersicht hilfreich? Gibt es Systeme, die sich bewährt haben? Was muss passieren, um die gute alte Excel-Liste(n) zu ersetzen? Welche Funktionen sind künftig ein „MUST“, welche „NICE TO HAVE“? 

Tipp: Achten Sie in dieser Phase besonders darauf, hier echte Fakten zu sammeln und nicht – wie oft in Vertriebskreisen üblich – auf Basis von Hörensagen die Entscheidung herbeizuführen. Denn oftmals erzählen solche Empfehlungen nur die halbe Geschichte. Andere Unternehmen haben andere Anforderungen und oft auch andere Budgets. Ein Realitäts-Check ist hier jedenfalls angebracht.

 

3. Vorausplanen (natürlich!)

Sind Sie momentan an ein CRM-System gebunden? Wenn ja, wenden Sie sich an Ihren aktuellen CRM-Anbieter, um das genaue Ende des Vertrags zu ermitteln. Planen Sie von diesem Punkt aus rückwärts. Kleinere Migrationen können  rasch erledigt werden, komplexere CRM Wechsel wiederum können bis zu 24 Monate dauern, bis der Vollbetrieb in allen Abteilungen, Systemen und Prozessen ins tägliche Business integriert ist. Ein wichtiger Grundsatz dabei: Nicht eilen! Wenn Ihr aktueller Vertrag nur noch wenige Wochen zur Verfügung steht, sollten Sie mit dem Anbieter verhandeln, um zu prüfen, ob Sie Ihr Abonnement um einige Monate verlängern können, damit sie den CRM Wechsel gut planen können. Denn wie alle, die bereits größere Software Umstellungen miterlebt haben wissen: ein CRM Wechsel ist ein Marathon, kein Sprint!

 

4. Holen Sie sich Ihre Daten

Je mehr Daten Sie migrieren können, desto rascher geht die Integration des neuen Systems voran. Das Wiederum motiviert die CRM Wechsel-Akzeptanz der Nutzer im Geschäftsalltag . Einige CRM-Anbieter sind bereit, kostenlos einen vollständigen relationalen Datenbankexport bereitzustellen, nicht nur Flat Files. Dies erleichtert den Import der Informationen in ein neues System. Fordern Sie einige Monate vor dem Systemwechsel einen Testexport an, und lassen Sie Ihren CRM-Servicepartner die Ergebnisse überprüfen, um zu sehen, womit Sie es zu tun haben.

 

5. Überprüfen Sie Ihre Integrationen

Notieren Sie alle Schnittstellen zu sämtlichen Systemen, die derzeit mit Ihrem CRM verlinkt sind. Erstellen Sie dann eine zukünftige Karte der Systeme, die Sie in das neue CRM integrieren möchten. Diese Systeme sollten bei der Auswahl der neuen CRM Lösung unbedingt berücksichtigt werden. Wenn für das, was Sie brauchen, keine Standardintegrationen vorhanden sind, sprechen Sie mit einem Entwicklungspartner, um zu erfahren, wie (technische Umsetzung und Ressourcen-Aufwand) sie erstellt werden können.

 

6. Recherchieren und gustieren Sie!

Fragen Sie Ihre Peers bzw. andere vertrauenswürdige Quellen aus Ihrer Community nach Empfehlungen und Erfahrungen mit CRM Wechsel bzw. Systemen, für deren Anschaffung sie sich jedenfalls noch einmal entscheiden würden. Nutzen Sie die Zeit, um ihre favorisierten Lösungen „live“ anzusehen: vereinbaren Sie Termine mit Referenz-Kunden des potenziellen neuen Systems und deren Nutzer. Nehmen Sie am besten Ihre Mitarbeiter dazu, die operative Endanwender sind und überlegen Sie gemeinsam in Ruhe (am besten auf Basis der erstellen Liste von Punkt 2), welche Voraussetzungen und Funktionen Sie brauchen, um einen reibungslosen CRM Wechsel erfolgreich zu stemmen.

 

7. Erwägen Sie, in Change Management Services zu investieren

Jeder kennt das: keine/r wechselt gerne auf ein neues System. Ganz gemäß dem Motto „Never change a running System“. Anwender durch einen Systemwechsel im täglichen Ablauf zu stören (egal, ob sie ihre bestehende Lösung hassen oder lieben), verursacht eine Menge Kopfschmerzen und kostet Ihr Unternehmen Geld. Wenn der Wechsel reibungslos funktioniert weniger, wenn nicht: umso mehr!  Und im Worst Case verärgern Sie auch noch Ihre Kunden. 

Die logische Konsequenz: stellen Sie mindestens einen Mitarbeiter ab, der/die sich Vollzeit um dieses Projekt kümmern kann und darf. Wenn Sie keinen solchen Change-Management-Experten im Haus haben, suchen Sie jemanden, der diese Services anbieten kann. Es geht um proaktive Kommunikation des Erreichten, laufende Information über nächste Schritte, kleine Erfolge, aber auch eventuelle Verzögerungen. Studien zeigen: Offene Kommunikation erhöht die Akzeptanz des CRM-Wechsels um bis zu 70%, wenn sie authentisch aufgesetzt ist und relevante Themen und Resultate regelmäßig proaktiv an die Entscheider und Nutzer transportiert. Eine Investition in Change Management zahlt sich daher in jedem Fall aus!

Wenn auch Sie Ihren CRM-Wechsel leicht durch effektives Projektmanagement gestalten möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der Projektdurchführung. Kontaktieren Sie uns für die professionelle Begleitung und wir melden uns umgehend!

CRM Wechsel: Die 3 besten „PRO Cloud-Migration“-Argumente für Ihren CIO und CTO

Die folgenden Tipps überzeugen auch Ihren CIO und CTO: Denn diese 3 besten „PRO Cloud-Migration“-Argumente machen Ihr Unternehmen zukunftssicher!

Eine CRM-Lösung zu finden, die gut zu Ihren spezifischen Geschäftskriterien passt, ist kein einfacher Prozess. Allerlei Abteilungs-Needs, kundenrelevante Prozesse und Funktionalitäten wollen berücksichtigt werden. Nicht zuletzt das Schnittstellenmanagement hin zu Billing, Produktion, Warehousing, Customer Care und Wartungssystemen.

Achten Sie daher bei der Auswahl nicht nur auf die Funktionen, sondern auch den Support der geboten wird. Und die Motivation Ihres Anbieters. Versteht  Geht er/sie die vielbesungene „Extra-Mile“? Und das Allerwichtigste: Vergessen Sie keinesfalls den Buy-in Ihrer Führungsriege!

Unser Tipp: Sichern Sie sich mit der Umstellung auch gleich das GO für die Cloud-Migration. Jetzt ist der Moment, um die Vorteile dieser Technologie zu nutzen: Die Ausrichtung auf CLOUD trägt zur Zukunftsausrichtung Ihres Unternehmens bei. Nicht nur hinsichtlich Architektur und der Technologiestrategie, sondern auch für sämtliche operative Tätigkeiten im Unternehmen. Spätere Updates und Service sind damit wesentlich einfacher und sie stellen sicher, dass alle Nutzer stets auf den aktuellen Status zugreifen. Kein „doppelt moppeln“ oder intransparente Abläufe mehr!

Helfen Sie Ihrem CIO und CTO Argumente und Wege zu finden, diese Umstellung zu unterstützen. Hier sind drei überzeugende Argumente für Ihren CRM-Cloud-Migrationsplan:

1. Steigerung der Effizienz

Cloud Computing erhöht die Innovationsfähigkeit Ihres Teams. Mit einem Cloud-fähigen CRM kann Ihr Team bei der Integration in andere bzw. bestehende Geschäfts-Systeme wesentlich agiler sein. Cloud erhöht die Effektivität und die Effizienz. Arbeiten können schneller und akkurater ausgeführt werden. Denn interne (oft historisch gewachsene) Workarounds können aufgelöst und laufende Wartungen sowie kontinuierliche Datensicherungen sicher erledigt werden.

Natürlich haben „on-Premise-Lösungen“ durch internes Hosting Vorteile: Sie haben Ihre Daten im Unternehmen. Und nur dort. Genau das kann zum Verhängnis werden:

  • Welches Unternehmen hat keine Angst vor Datenverlust oder Daten-Leaks? Bei Feuer oder anderen unvorhersehbaren Ereignissen hilft es dann allerdings nichts, wenn man brav Backups dieser Daten erstellt hat. Oft sind die bei solchen Ereignissen dann auch vernichtet. Hier hilft die Cloud-fähige Anwendung enorm: So sind Ihre Informationen zum Beispiel mit einem cloudbasierten System wie einem CRM absolut sicher gegen Datenverlust geschützt und können einfach und schnell verwaltet werden.
  • Auch die Covid-19 Krise hat dies nun ausführlich gezeigt. Viele Firmen wurden sozusagen „remote“ also von der Ferne aus per Telekonferenzen und Teleworking gesteuert. Und Kunden auf diese Weise bestens betreut. Weil die Daten für Mitarbeiter jederzeit und überall – natürlich per Sicherheitszugänge – verfügbar waren. Die Cloud bietet damit eine absolut solide Basis für sichere Geschäftsgebarung. Die Migration in die Cloud erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern gibt Ihrem Team auch die Möglichkeit, das System kontinuierlich zu überwachen und Sicherheitsprotokolle einfach zu aktualisieren.


Zum einen sind aktuelle Cloud-Computing-basierte CRM-Anwendungen schneller, agiler und letztendlich stabiler. Wenn in einer Cloud-fähigen Umgebung etwas ausfällt, gibt es Backups. Wenn etwas in Ihrem On-Prem-System aufgrund einer internen Fehlfunktion ausfällt, sei es software- oder hardwarebasiert, müssen Sie entweder einen Redundanzplan implementieren oder Fehler beheben, bis es gesichert ist. Dies kann die Fähigkeit von IT-Teams verringern, die Innovation zu steigern – insbesondere wenn sie mit alternder Hardware konfrontiert sind, die das Risiko eines Ausfalls erhöht. Das spricht natürlich eindeutig FÜR die Migration Ihres CRMs in die Cloud.

2. Senkung der Haushaltskosten

Der CRM-Kostenaspekt ist wahrscheinlich einer der schlagkräftigsten Argumente, Ihren CIO davon zu überzeugen, in die Cloud zu migrieren. Interne Ressourcen zur Unterstützung von Anwendungen sind teuer. Cloud-fähige Anwendungen können jene internen Bereitstellungskosten, die mit dem Start und der Wartung neuer Lösungen verbunden sind, enorm reduzieren. Durch die Migration  Ihres CRMs in die Cloud reduzieren Sie nicht nur Ihre technischen Schulden, sondern auch die internen Hardwarekosten.

Bei Cloud-fähigen Plattformen müssen Sie sich nicht intern auf die Wartung und Hardware-Investition verlassen. Bei Plattformen – wie zum Beispiel bei SugarCRM – übernimmt Ihr CRM-Anbieter diese Verantwortung. Dadurch werden Ihre internen Ressourcen für andere Anwendungen und Technologien frei. Die On-Premise-Architektur ist durch die intern (einmal festgelegte und angeschaffte) Rechenleistung begrenzt. Brauchen Sie kurzfristig mal mehr, dann

  • verlangsamen die bestehenden Kapazitäten Ihre Prozesse oder
  • es heißt, dass Sie im Notfall – falls Sie mal mehr brauchen – gleich expandieren, als0 mehr Infrastruktur anschaffen – müssen.

Dies schränkt auch die Innovationsfähigkeit in Ihrem Unternehmen ein, da Sie durch die bestehende Hardware eingeschränkt sind.

Bestes Preis Leistungs Verhältnis mit der CRM Lösung von Sugar

Eine Cloud-Lösung kostet Sie wesentlich weniger als die Investition in neue Hardware. Die erhöhte Flexibilität der Cloud-fähigen Technologie ist eines der schlüssigsten Argumente zur Unterstützung der Cloud-Migration für Ihr CRM. Sie trägt nicht nur dazu bei, den sich ständig ändernden Anforderungen des Geschäfts gerecht zu werden, sondern auch die Gemeinkosten zu senken, die bei On-Premise-Ansätzen häufig von internen Hardwarekosten und Kosten für spezialisiertes IT-Personal aufgefressen werden.

Als weitere Überlegung ist es wichtig zu beachten, dass interne Hardware auch altert und irgendwann erneuert werden muss. Das stellt mittelfristig eine zusätzliche Belastung dar, die auch die Betriebskosten für das Front-End erhöhen kann oder gar nach Investitionen verlangt. Mit einer Plattform wie SugarCloud werden alle Hardware-Upgrades sicher außerhalb Ihres Unternehmens durchgeführt, sodass Sie sich darum keine Gedanken machen müssen. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es daher unbedingt überlegenswert, Gelder in verkaufsfördernde Aktivitäten fließen zu lassen, anstatt in veraltete Infrastruktur!

3. Technischer Schuldenabbau

Eine Sache, die IT-Teams plagt, ist die Idee der technischen Gebundenheit. Will man die technische Infrastruktur verändern, ist man oftmals vor die Tatsache gestellt, sich mit überflüssigen oder redundanten Programmiercodes, Software oder Hardware, die für die auszuführende Aufgabe nicht geeignet sind, herumschlagen zu müssen. Das begrenzt die Vorwärtsdynamik, blockiert IT-Teams und erschwert Fortschritte und Erweiterungen. Das verursacht neben der Trägheit natürlich auch indirekte Kosten. Denn wären solche IT-Teams frei gespielt, könnten sie Ihre Ressourcen viel effektiver einsetzen. Die Idee, diese Probleme finanziell zu bewerten, wurde in den 1990er Jahren vom Mitautor des Agilen Manifests, Ward Cunningham, entwickelt. Er erkannte und bewertete erstmals finanziell den zusätzlichen Aufwand, den Veränderungen von On-Premise-Installationen mit sich bringen. Und das sollte jede/r CIO heute auch in Betracht ziehen, wenn die Entscheidung für eine On-Premise-Lösung im Raum steht.

Die Cloud-Migration eines CRM-Systems hilft Ihrem Unternehmen dabei, auf den technischen Schuldenabbau hinzuarbeiten.
Wie? Mit der Migration in die Cloud können Sie

  • den Code optimieren, wenn er auf eine neue Plattform übersetzt wird, und
  • die redundante und veraltete Hardware reduzieren, die Ihr CRM derzeit möglicherweise intern unterstützt.

Es ist keine sofortige Lösung, aber die Cloud-Migration ermöglicht es Unternehmen, ihre aktuellen technischen Schulden zu bewerten und die Probleme zu lösen, die sie in ihren aktuellen Anwendungen weniger agil und innovativ machen. Mithilfe der Cloud-Migration können Unternehmen das Element der technischen Verschuldung basierend auf der Hardware entfernen und gleichzeitig herausarbeiten, welche Entwicklungsbereiche während des Übergangs optimiert werden müssen. Damit haben sie auch die Möglichkeit, Codes und Anwendungen zu überprüfen, die möglicherweise in der Warteschlange stehen und es nie in die Prioritätsliste geschafft haben.

Aufstieg mit der CRM Lösung von Sugar

Indem Sie durch die Cloud-Migration des CRM einen Teil der technischen Schulden in Ihrem Unternehmen abbauen, schaffen Sie auch eine Dynamik, die intern zu Agilität und Innovation führt und eine schnellere Bearbeitung neuer Projekte und Elemente ermöglicht. Gleichzeitig werden einige Hindernisse beseitigt, die aufgrund der Höhe der technischen Schulden Ihres Unternehmens unüberwindbar erschienen sind.

Fazit CRM Wechsel

Der Wechsel von einem CRM System zu einem anderen ist keine Kleinigkeit. Wenn Sie diese Schritte in Ihren Entscheidungsprozess einbeziehen, reduzieren Sie das Risiko, Zeit und Geld für einen schlecht ausgeführten Schritt zu verschwenden. 

In der heutigen IT-Welt gibt es häufig Bereiche, deren Technologie intern nicht optimiert wurde. Damit sind sie festgefahren in komplexen Software-Gebilden, die es schwierig machen, Neuerungen ohne viel Arbeit und Aufwand umzusetzen.

Mit den drei Argumenten oben können Sie

  • USE CASES erstellen, die Ihnen dabei helfen, Stakeholder für die Umstellung auf einen modernen Cloud-Ansatz zu gewinnen und
  • Ihren CIO die klaren Vorteile der Cloud-Migration eindeutig erläutern.

Denn: On-Premise-Lösungen verlangsamen heutzutage Systeme und Prozesse – unternehmensweit. Das Sicherheitsargument hatte früher seine Gültigkeit, aber ist inzwischen überholt. Da immer mehr Wert auf Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung gelegt wird, ist es einfach sinnvoll, Ihr CRM in die Cloud zu verlagern.

Wenn auch Sie Interesse haben, wie Sie von einer effektiven Cloud-CRM-Lösung profitieren könnenberaten wir Sie gerne! Wir sind nur einen Anruf entfernt! Kontaktieren Sie uns und wir melden uns umgehend!
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