CRM-Wechsel professionell betreut
So funktioniert der CRM-Wechsel reibungslos: Mit effektiver Projektmanagement-Begleitung!
Beim Wechsel bzw. der Einführung oder Umstellung einer CRM Lösung ist die durchgängig verlässliche Begleitung ist eine der wichtigsten Säulen. Eine professionell gestaltete Begleitung ist auch das Argument, das wichtig ist für das finale GO Ihres CTO. Denn die Erfahrung in IT, Vertrieb, Service und Marketing lehrt: Effektives Projektmanagement bei CRM-Umstellungen spielt eine Schlüsselrolle. Es entscheidet über die zielsichere CRM Installation und über den Erfolg im späteren Live-Betrieb. Damit das auch bei Ihnen reibungslos gelingt, begleiten wir Sie gerne bei Ihrer Systemeinführung oder Ihrem Systemwechsel. Unabhängig davon, ob Sie …
- ... die Neu-Einführung eines neuen CRM Systems beabsichtigen,
- ... einen System-Wechsel oder
- ... einen Upgrade oder Versionswechsel planen.
Wir unterstützen Sie vollumfänglich, damit Ihr CRM-Wechsel mittels gut strukturiertem Projektmanagement erfolgen kann. Mehr über die Top 3 Argumente, die Ihren CTO überzeugen, lesen Sie weiter unten.
Planung, Umsetzung & Steuerung
Bei professionellen CRM-Umstellungen und Installationen ist ein stringentes Projektmanagement das Zünglein an der Waage für eine erfolgreiche Implementierung. Dabei setzen wir auf agile Arbeitsweisen. Im Rahmen einer Systemeinführung oder Umstellung Daher bieten wir auf Basis unserer 25-jährigen Software Projektmanagementexpertise – je nach Situation und Wunsch –
- agile Arbeitsweisen (SCRUM & KanBan) genauso wie
- klassische Wasserfall-Abläufe.
Dabei begleitet und stets der Leitsatz der NASA „Failure is not an option“.
In der Realisierungsphase gestalten wir mit Ihnen gemeinsam das Projektvorgehen. Gut durchdacht und nach Ihren Bedürfnissen. Aus der Praxis wissen wir: Vogelperspektive und Flexibilität sind elementare Bausteine bei der Projektdurchführung.
Gemeinsam wählen wir den für Sie besten Ansatz pro Projektphase. Damit bringen wir die Umsetzung der individuellen Anforderungen rasch und sicher auf den Boden. Damit Sie sich voll auf Ihr Business und die Betreuung Ihrer Kunden konzentrieren können.
7 Tipps für einen sorgenfreien CRM System Wechsel
Sorgenfreier CRM Wechsel? Das wünscht sich jedes Unternehmen und jeder Nutzer!
Der System-Switch von einem CRM zu einem anderen sollte kein eiliger, sondern ein gut durchdachter Prozess sein. Eine solche Systemumstellung erfordert Geduld und Planung. Wichtig ist, mit allen Stakeholdern in Kontakt zu treten und herauszufinden, was die neue Lösung leisten soll. Erwartungshaltungen werden abgesteckt und Umsetzungs-Zeitpläne und Budgets fixiert. Wir haben bereits einige Unternehmen beim Transformationsprozess begleiten dürfen. Hier unsere Tipps, wie Sie sich sich am besten auf einen CRM Wechsel vorbereiten:
1. Verstehen, warum Sie Ihr CRM wechseln möchten bzw. müssen
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, werfen Sie einen Blick von außen nach innen. Warum zieht Ihr Unternehmen diesen Schritt in Betracht? Wobei soll der Wechsel helfen? Was soll er lösen? Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem CRM-Servicepartner.
2. Fragen Sie die Nutzer nach Ihren Inputs
Erstellen Sie eine durchdachte Liste mit Feedback von verschiedenen Benutzergruppen. Was hassen sie am aktuellen System? Was mögen sie? Was wissen sie von anderen Systemen? Diese Liste kann als Beginn Ihres Anforderungsdokuments für Ihr neues System dienen.
Welche Tools wären aus Nutzersicht hilfreich? Gibt es Systeme, die sich bewährt haben? Was muss passieren, um die gute alte Excel-Liste(n) zu ersetzen? Welche Funktionen sind künftig ein „MUST“, welche „NICE TO HAVE“?
Tipp: Achten Sie in dieser Phase besonders darauf, hier echte Fakten zu sammeln und nicht – wie oft in Vertriebskreisen üblich – auf Basis von Hörensagen die Entscheidung herbeizuführen. Denn oftmals erzählen solche Empfehlungen nur die halbe Geschichte. Andere Unternehmen haben andere Anforderungen und oft auch andere Budgets. Ein Realitäts-Check ist hier jedenfalls angebracht.
3. Vorausplanen
Sind Sie momentan an ein CRM-System gebunden? Wenn ja, wenden Sie sich an Ihren aktuellen CRM-Anbieter, um das genaue Ende des Vertrags zu ermitteln. Planen Sie von diesem Punkt aus rückwärts. Kleinere Migrationen können rasch erledigt werden, komplexere CRM Wechsel wiederum können bis zu 24 Monate dauern, bis der Vollbetrieb in allen Abteilungen, Systemen und Prozessen ins tägliche Business integriert ist. Ein wichtiger Grundsatz dabei: Nicht eilen! Wenn Ihr aktueller Vertrag nur noch wenige Wochen zur Verfügung steht, sollten Sie mit dem Anbieter verhandeln, um zu prüfen, ob Sie Ihr Abonnement um einige Monate verlängern können, damit sie den CRM Wechsel gut planen können. Denn wie alle, die bereits größere Software Umstellungen miterlebt haben wissen: ein CRM Wechsel ist ein Marathon, kein Sprint!
4. Holen Sie sich Ihre Daten vom bestehenden Anbieter
Je mehr Daten Sie migrieren können, desto rascher geht die Integration des neuen Systems voran. Das Wiederum motiviert die CRM Wechsel-Akzeptanz der Nutzer - also Ihrer Mitarbeiter - im Geschäftsalltag. Einige CRM-Anbieter sind bereit, kostenlos einen vollständigen relationalen Datenbankexport bereitzustellen, nicht nur Flat Files. Dies erleichtert den Import der Informationen in ein neues System. Fordern Sie einige Monate vor dem Systemwechsel einen Testexport an, und lassen Sie Ihren CRM-Servicepartner die Ergebnisse überprüfen, um zu sehen, womit Sie es zu tun haben.
5. Überprüfen Sie Ihre Integrationen
Notieren Sie alle Schnittstellen zu sämtlichen Systemen, die derzeit mit Ihrem CRM verlinkt sind. Erstellen Sie dann eine zukünftige Karte der Systeme, die Sie in das neue CRM integrieren möchten. Diese Systeme sollten bei der Auswahl der neuen CRM Lösung unbedingt berücksichtigt werden. Wenn für das, was Sie brauchen, keine Standardintegrationen vorhanden sind, sprechen Sie mit einem Entwicklungspartner, um zu erfahren, wie (technische Umsetzung und Ressourcen-Aufwand) sie erstellt werden können.
6. Recherchieren und gustieren Sie!
Fragen Sie Ihre Peers bzw. andere vertrauenswürdige Quellen aus Ihrer Community nach Empfehlungen und Erfahrungen mit CRM Wechsel bzw. Systemen, für deren Anschaffung sie sich jedenfalls noch einmal entscheiden würden. Nutzen Sie die Zeit, um ihre favorisierten Lösungen „live“ anzusehen: vereinbaren Sie Termine mit Referenz-Kunden des potenziellen neuen Systems und deren Nutzer. Nehmen Sie am besten Ihre Mitarbeiter dazu, die operative Endanwender sind und überlegen Sie gemeinsam in Ruhe (am besten auf Basis der erstellen Liste von Punkt 2), welche Voraussetzungen und Funktionen Sie brauchen, um einen reibungslosen CRM Wechsel erfolgreich zu stemmen.
7. Erwägen Sie, in Change Management Services zu investieren
Jeder kennt das: keine/r wechselt gerne auf ein neues System. Ganz gemäß dem Motto „Never change a running System“. Anwender durch einen Systemwechsel im täglichen Ablauf zu stören (egal, ob sie ihre bestehende Lösung hassen oder lieben), verursacht eine Menge Kopfschmerzen und kostet Ihr Unternehmen Geld. Wenn der Wechsel reibungslos funktioniert weniger, wenn nicht: umso mehr! Und im Worst Case verärgern Sie auch noch Ihre Kunden.
Die logische Konsequenz: stellen Sie mindestens einen Mitarbeiter ab, der/die sich Vollzeit um dieses Projekt kümmern kann und darf. Wenn Sie keinen solchen Change-Management-Experten im Haus haben, suchen Sie jemanden, der diese Services anbieten kann. Es geht um proaktive Kommunikation des Erreichten, laufende Information über nächste Schritte, kleine Erfolge, aber auch eventuelle Verzögerungen. Studien zeigen: Offene Kommunikation erhöht die Akzeptanz des CRM-Wechsels um bis zu 70%, wenn sie authentisch aufgesetzt ist und relevante Themen und Resultate regelmäßig proaktiv an die Entscheider und Nutzer transportiert. Eine Investition in Change Management zahlt sich daher in jedem Fall aus!
Wenn auch Sie Ihren CRM-Wechsel leicht durch effektives Projektmanagement gestalten möchten, unterstützen wir Sie gerne bei der Projektdurchführung. Kontaktieren Sie uns für die professionelle Begleitung und wir melden uns umgehend!
CRM Wechsel: Die 3 besten CRM-Migrations-Argumente für Ihren CIO und CTO
Die folgenden Tipps überzeugen auch Ihren CIO und CTO: Denn diese drei CRM-Migrations-Argumente machen Ihr Unternehmen zukunftssicher!
Eine CRM-Lösung zu finden, die gut zu Ihren spezifischen Geschäftskriterien passt, ist kein einfacher Prozess. Allerlei Abteilungs-Needs, kundenrelevante Prozesse und Funktionalitäten wollen berücksichtigt werden. Nicht zuletzt das Schnittstellenmanagement hin zu Billing, Produktion, Warehousing, Customer Care und Wartungssystemen.
Achten Sie daher bei der Auswahl nicht nur auf die Funktionen, sondern auch den Support der geboten wird. Und die Motivation Ihres Anbieters. Versteht Geht er/sie die vielbesungene „Extra-Mile“? Und das Allerwichtigste: Vergessen Sie keinesfalls den Buy-in Ihrer Führungsriege!
Unser Tipp: Sichern Sie sich mit der Umstellung auch gleich das GO für die Migration. Denn dieser Moment, ist exakt passend, um die Vorteile der modernsten Technologie zu nutzen. Plus: Sie agieren zukunftsorientiert für Ihr Unternehmen. Nicht nur hinsichtlich Architektur und Kosten, sondern auch für sämtliche operative Tätigkeiten im Unternehmen. Spätere Updates und Service sind damit wesentlich einfacher durchzuführen und sie stellen sicher, dass alle Nutzer stets auf den aktuellen Status zugreifen. Kein „doppelt moppeln“ oder intransparente Abläufe mehr!
Helfen Sie Ihrem CIO und CTO Argumente und Wege zu finden, diese Umstellung zu unterstützen. Hier sind drei überzeugende Argumente für Ihren CRM-Migrationsplan:
1. Steigerung der Effizienz
Eine aktuelle CRM Lösung erhöht die Innovationsfähigkeit Ihres Teams sowie die Kundenzufriedenzeit. CRM erhöht Ihr Effektivität und Effizienz. Arbeiten können schneller und akkurater ausgeführt werden. Denn interne (oft historisch gewachsene) Workarounds können aufgelöst und laufende Wartungen sowie kontinuierliche Datensicherungen sicher erledigt werden. Das unterstützt agiles Arbeiten. Das wiederum stellt Kunden zufrieden und lässt das Vertrauen wachsen. Man kauft wieder bei Ihnen und empfiehlt sie weiter.
Zusätzlich können Themen wie Datenverlust oder Daten-Leaks besser überblickt werden. Auch die Covid-19 Krise hat ausführlich gezeigt, dass Unternehmenskontakte mittels CRM Technologie wesentlich besser „remote“ - also digital bzw. von der Ferne aus per Telekonferenzen und Teleworking - gesteuert werden können. Kunden werden auf diese Weise bestens betreut. Da die Daten für Mitarbeiter jederzeit und überall – natürlich per Sicherheitszugänge – verfügbar sind. Damit haben Sie eine absolut solide Basis für sichere Geschäftsgebarung.
2. Mittelfristige Senkung der Haushaltskosten
Der mittel- bis langfristige CRM-Kostenaspekt ist wahrscheinlich einer der schlagkräftigsten Argumente, Ihren CIO davon zu überzeugen, auf ein modernes System zu migrieren. Interne Ressourcen zur Unterstützung von Anwendungen sind teuer. Cloud-fähige Anwendungen können hier noch weitere Einsparungspotentiale bieten. Denn bei Cloud-fähigen Plattformen müssen Sie sich nicht intern auf die Wartung und Hardware-Investition verlassen. Bei Plattformen – wie zum Beispiel bei Sugar – übernimmt Ihr CRM-Anbieter diese Verantwortung. Dadurch werden Ihre internen Ressourcen für andere Anwendungen und Technologien frei. Und natürlich für die Kundenbetreuung und die damit verbunden Maßnahmen zur Umsatzsteigerung.
3. Technischer Schuldenabbau
Eine Sache, die IT-Teams plagt, ist die Idee der technischen Gebundenheit. Will man die technische Infrastruktur verändern, ist man oftmals vor die Tatsache gestellt, sich mit überflüssigen oder redundanten Programmiercodes, Software oder Hardware, die für die auszuführende Aufgabe nicht geeignet sind, herumschlagen zu müssen. Das begrenzt die Vorwärtsdynamik, blockiert IT-Teams und erschwert Fortschritte und Erweiterungen. Das verursacht neben der Trägheit natürlich auch indirekte Kosten. Werden IT-Teams frei gespielt, könnten sie Ihre Ressourcen viel effektiver einsetzen. Die Idee, diese Probleme finanziell zu bewerten, wurde in den 1990er Jahren vom Mitautor des Agilen Manifests, Ward Cunningham, entwickelt. Er erkannte und bewertete erstmals finanziell den zusätzlichen Aufwand, den technischer Stillstand mit sich bringt. Und das sollte jede/r CIO heute auch in Betracht ziehen, wenn die Entscheidung für eine neue CRM-Lösung im Raum steht.
Fazit CRM Wechsel
Der Wechsel von einem CRM System zu einem anderen ist keine Kleinigkeit. Wenn Sie diese Schritte in Ihren Entscheidungsprozess einbeziehen, reduzieren Sie das Risiko, Zeit und Geld für einen schlecht ausgeführten Schritt zu verschwenden.
Wenn auch Sie Interesse haben, von einer effektiven CRM-Lösung zu profitieren, beraten wir Sie gerne! Kontaktieren Sie uns und wir melden uns umgehend!
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