Verbändekongress 2026: Warum Digitalisierung allein nicht reicht

Beim 20. Deutschen Verbändekongress in Bonn stand ein Begriff besonders im Mittelpunkt: Relevanz. Egal ob nach innen, außen oder für die Mitglieder. Ein Anspruch, der zunächst wenig mit Technologie zu tun zu haben scheint. Und doch führt der Weg sehr schnell dorthin.

Für Login waren Michael Ruzek und Frank Tjaben vor Ort und nutzten die beiden Kongresstage, um aktuelle Entwicklungen in der Verbandswelt aus nächster Nähe mitzunehmen und sich mit Teilnehmern und Branchenvertretern auszutauschen. Besonders spannend war dabei der Blick auf die Themen, die Verbände derzeit tatsächlich umtreiben – und darauf, welche Rolle Digitalisierung und neue Technologien bei ihrer Bewältigung spielen können.

Denn bei den aktuellen Herausforderungen der Verbände standen Digitalisierung, KI und neue Technologien weit oben. Gleichzeitig ging es um Kommunikation und Sichtbarkeit, die Stärkung von Mitgliedernetzwerken, eine klare Positionierung und konkrete Mehrwerte für Mitglieder.

Das zeigt: Digitalisierung wird nicht mehr isoliert als IT-Projekt betrachtet. Sie soll dazu beitragen, die eigentlichen Aufgaben eines Verbandes besser zu erfüllen.

Mitgliederorientierung braucht mehr als eine Mitgliederdatenbank

Wer Mitglieder individueller ansprechen, relevante Angebote entwickeln und Beziehungen langfristig stärken möchte, muss zunächst wissen, mit wem er es eigentlich zu tun hat.

In vielen Verbänden liegen die dafür notwendigen Informationen bereits vor, allerdings verteilt auf unterschiedliche Systeme. Mitgliederdaten befinden sich in der Verwaltung, Veranstaltungsinformationen in einem Eventtool, Newsletter-Daten in einer Marketinglösung und weitere Kontakte möglicherweise in Excel-Listen oder persönlichen Postfächern. Das Problem ist damit häufig gar nicht ein Mangel an Daten. Es fehlt der gemeinsame Blick darauf.

Genau hier verändert sich auch die Rolle eines modernen CRM-Systems. Es geht nicht nur darum, Kontaktdaten zu verwalten. Vielmehr entsteht eine zentrale Sicht auf Mitglieder, Interessenten, Gremien, Partner, Sponsoren, Veranstaltungsteilnehmer und weitere für den Verband relevante Beziehungen.

KI macht eine gute Datenbasis noch wichtiger

Dabei wird kaum ein Digitalisierungsthema derzeit so intensiv diskutiert wie künstliche Intelligenz. Auch beim Verbändekongress spielte sie eine entsprechend große Rolle. Denn für Verbände eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten: Informationen schneller finden, Kommunikation vorbereiten, Prozesse unterstützen oder vorhandenes Wissen besser zugänglich machen. Doch KI löst ein grundlegendes Problem nicht: Sie kann fehlende Strukturen und schlechte Daten nicht einfach ausgleichen.

Je stärker KI in die tägliche Arbeit einzieht, desto wichtiger wird deshalb die Frage, auf welcher Informationsbasis sie arbeitet. Sind Daten aktuell? Sind Informationen miteinander verknüpft? Ist klar, welche Daten genutzt werden dürfen? Und stehen relevante Informationen überhaupt zentral zur Verfügung?

Damit beginnt der sinnvolle Einsatz von KI häufig nicht bei der Auswahl eines KI-Tools, sondern bei Datenqualität, Prozessen und Systemarchitektur.

Die Geschäftsstelle der Zukunft braucht weniger Systembrüche

Mitgliederverwaltung, Veranstaltungen, Newsletter, Rechnungsstellung, Portale, Zertifizierungen, Gremienarbeit: In Verbänden laufen zahlreiche Prozesse zusammen. Werden dafür immer neue Einzellösungen eingeführt, entsteht schnell eine digitale Landschaft, die zwar aus vielen guten Werkzeugen besteht, den Arbeitsalltag aber trotzdem kompliziert macht.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie möglichst viele Prozesse digitalisiert werden können. Sondern: Wie lassen sie sich sinnvoll miteinander verbinden? Ein Mitglied meldet sich zu einer Veranstaltung an, nimmt an einem Kurs teil, erhält ein Zertifikat oder übernimmt eine Funktion in einem Gremium. Solche Informationen sollten nicht in voneinander getrennten Welten existieren. Erst wenn sie zusammengeführt werden, entsteht ein Gesamtbild und damit die Grundlage für bessere Services, gezieltere Kommunikation und effizientere Abläufe.
 

Relevanz entsteht nicht durch Technologie 

Vielleicht ist das eine der wichtigsten Erkenntnisse, die wir von Login vom diesjährigen Verbändekongress genommen haben: Die Herausforderungen von Verbänden sind nicht in erster Linie technischer Natur. Vielmehr geht es um Mitgliederbindung, Sichtbarkeit, Mehrwert, effiziente Geschäftsstellen und die Fähigkeit, sich weiterzuentwickeln. Digitalisierung, CRM und KI sind dafür keine Ziele an sich. Sie sind Werkzeuge.

Richtig eingesetzt können sie jedoch dafür sorgen, dass Mitarbeitende weniger Zeit mit manuellen Abläufen und der Suche nach Informationen verbringen - und mehr Zeit für das haben, worauf es im Verband tatsächlich ankommt: Menschen, Beziehungen und Inhalte.